Zakładanie spółki z o.o.: krok po kroku z notariuszem

Zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Jest to rozwiązanie atrakcyjne zarówno dla małych, jak i większych przedsiębiorców, ponieważ łączy w sobie elastyczność zarządzania z ograniczoną odpowiedzialnością wspólników za zobowiązania spółki.

Kiedy przy zakładaniu spółki z o.o. potrzebna jest pomoc notariusza?

Zasadniczo w Polsce istnieją dwie ścieżki zakładania spółki z o.o.: poprzez system S24 (internetowo) oraz z wykorzystaniem tradycyjnej procedury, wymagającej sporządzenia umowy w formie aktu notarialnego. Chociaż rejestracja przez internet jest szybsza i tańsza, tradycyjna metoda z udziałem notariusza oferuje większe możliwości dostosowania umowy spółki do indywidualnych potrzeb wspólników. Notariusz jest niezbędny w sytuacjach, gdy:

• umowa spółki wymaga postanowień wykraczających poza standardowe ramy dostępne w systemie S24,
• wspólnicy planują wniesienie wkładów niepieniężnych (aportów),
• konieczne jest zabezpieczenie prawne niektórych rozwiązań korporacyjnych,

W takich przypadkach pomoc notariusza z Olsztyna czy innego miasta nie tylko jest obligatoryjna, ale może również przyczynić się do lepszego zabezpieczenia interesów przyszłych wspólników.

Jak przebiega zakładanie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością u notariusza?

Najważniejszym dokumentem w procesie zakładania spółki z o.o. jest umowa spółki, której przygotowanie wymaga precyzyjnego określenia kluczowych elementów, takich jak: firma (nazwa) spółki, siedziba spółki, przedmiot działalności i innych. Notariusz, po dokładnym omówieniu z przyszłymi wspólnikami, sporządzi akt notarialny umowy spółki, który stanie się podstawą do dalszych kroków rejestracyjnych.

Każda spółka z o.o. musi mieć określony kapitał zakładowy, który dzieli się na udziały obejmowane przez wspólników. Zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych, minimalna wysokość kapitału zakładowego wynosi 5 000 zł. W przypadku, gdy wspólnicy decydują się na wniesienie aportu, np. nieruchomości, pojazdów czy innych składników majątku, wartość tych wkładów musi zostać precyzyjnie określona w umowie spółki. Notariusz jest wówczas niezbędny, ponieważ wniesienie aportów wymaga szczegółowego uregulowania w akcie notarialnym. 

Po sporządzeniu umowy spółki w formie aktu notarialnego, kolejnym krokiem jest rejestracja spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). To formalny etap, który kończy proces zakładania spółki z o.o. i nadaje jej osobowość prawną. Warto pamiętać, że wszystkie dokumenty muszą być prawidłowo sporządzone i złożone w terminie, aby uniknąć opóźnień lub konieczności uzupełnienia braków formalnych.

Po zarejestrowaniu spółki w KRS, automatycznie nadawane są numery NIP oraz REGON. Spółka może od tego momentu prowadzić działalność gospodarczą, jednak w przypadku planowanej sprzedaży towarów lub usług podlegających opodatkowaniu VAT, konieczne jest dodatkowe zgłoszenie spółki jako podatnika VAT. Procedura ta wymaga złożenia formularza VAT-R w urzędzie skarbowym.